Prozesse und Automation für ein Marketing, das ohne Sie weiterläuft
Sie kennen das Gefühl, dass Ihr Marketing nur läuft, solange Sie es selbst antreiben. Kaum sind Sie ein paar Tage bei Ihren Kunden, bleibt es liegen. Das ist selten eine Frage des Fleisses. Meist fehlt darunter der Prozess, der die Arbeit trägt, auch wenn Sie gerade nicht hinschauen.
Warum es im Marketing im Kern um Prozesse geht
Viele erleben Marketing als eine Folge von Einzelaktionen. Heute ein Beitrag, nächste Woche eine Anzeige, irgendwann wieder ein Newsletter. Jede Aktion kostet Kraft, und wenn sie vorbei ist, fängt man beim nächsten Mal fast von vorne an. So bleibt Marketing anstrengend und die Ergebnisse schwanken.
Dahinter steckt ein Denkfehler. Was einen Fremden über die Zeit zu einem Kunden werden lässt, ist kein einzelner Geniestreich. Es ist ein wiederkehrender Ablauf: Jemand wird aufmerksam, meldet sich und wird betreut, bis er sich entscheidet. Dieser Ablauf wiederholt sich bei jedem Interessenten in ähnlicher Form. Und was sich wiederholt, lässt sich beschreiben und Schritt für Schritt verbessern, bis man es schliesslich einem System überlassen kann. Genau das meint Prozess. Wenn Sie Ihr Marketing als Prozess begreifen, hört es auf, von Ihrer Tagesform abzuhängen.
Was Automation daraus macht
Sobald ein Ablauf klar ist, muss ihn nicht mehr jedes Mal ein Mensch von Hand anstossen. Automation bedeutet, dass die immer gleichen Schritte im Hintergrund von selbst passieren, während Sie sich um Ihre eigentliche Arbeit kümmern.
Ein Beispiel aus dem Alltag. Jemand trägt sich für Ihren Ratgeber ein. Im selben Moment wird der Kontakt erfasst, bekommt eine Begrüssung, erhält über die nächsten Tage passende Informationen und rutscht, sobald er echtes Interesse zeigt, zu Ihnen in den Vertrieb. Niemand hat dafür einen Knopf gedrückt. Der Prozess hat gearbeitet. Ihre Aufgabe verschiebt sich damit vom Ausführen zum Gestalten: Sie legen einmal fest, wie der Weg aussehen soll, und die Maschine geht ihn danach für jeden Kontakt.
Wie Ihre Systeme miteinander reden
Der Punkt, an dem Automation oft scheitert, liegt zwischen den Werkzeugen. Ihr Formular kennt Ihren Newsletter nicht, Ihr Newsletter kennt Ihr CRM nicht, und so tippt am Ende doch wieder jemand Daten von einem System ins nächste. Meine Aufgabe ist es, diese Lücken zu schliessen.
Dafür verbinde ich Ihre Werkzeuge über ihre Schnittstellen. Ein Webhook ist dabei eine Art Signal: Sobald bei Ihnen etwas geschieht, etwa ein ausgefülltes Formular, schickt das eine System sofort eine Nachricht an das andere und übergibt die Daten. Über solche Verbindungen und über Werkzeuge wie Zapier lasse ich Ihre Programme miteinander sprechen, sodass aus vielen Einzeltools ein durchgehender Ablauf wird. Wo ein System Daten nach aussen geben oder von aussen holen soll, richte ich sogenannte Outbounds und API-Anbindungen ein. So fliessen die Informationen dorthin, wo sie gebraucht werden, ohne dass Sie es merken. Wie dieser Weg von der Anfrage bis in den Vertrieb aussieht, lesen Sie auf MARKETING+VERTRIEB. Hier geht es um die Technik, die ihn trägt.
Klick-Tipp als Datendrehscheibe
Im Zentrum vieler dieser Abläufe steht bei mir Klick-Tipp. Ich arbeite damit, weil es weit mehr ist als ein Newsletter-Versand. Es wird zur Drehscheibe, durch die Ihre Kontaktdaten sauber und kontrolliert fliessen.
Klick-Tipp arbeitet mit Tags statt mit starren Listen. Jeder Kontakt bekommt Merkmale angehängt, die zeigen, wofür er sich interessiert und wo er gerade im Ablauf steht. Dadurch können Sie Menschen sehr gezielt ansprechen, statt allen dasselbe zu schicken. Über die Schnittstellen von Klick-Tipp binde ich Ihre übrigen Systeme an, und über die Outbound-Funktionen gibt es Daten geordnet an CRM, Website oder weitere Werkzeuge weiter. So entsteht eine Mitte, in der zusammenläuft, was sonst verstreut liegt.
Ein Grund für diese Wahl ist der Datenschutz. Als Betrieb in der Schweiz stehen Sie unter dem DSG, und sobald Sie mit Kunden in der EU zu tun haben, kommt die DSGVO dazu. Klick-Tipp ist auf beides ausgelegt und bringt die Werkzeuge dafür gleich mit. Der Double-Opt-In für eine saubere Einwilligung gehört dazu, und ein eigenes Werkzeug hilft Ihnen sogar bei der Datenschutzerklärung. So ist die rechtliche Seite von Anfang an eingebaut und hängt nicht als offene Frage über Ihrem Marketing.
Warum die Zustellbarkeit über den Erfolg entscheidet
Eine Sache übersehen viele: Die beste E-Mail bringt nichts, wenn sie im Spam-Ordner landet. Ob Ihre Nachrichten wirklich ankommen, entscheidet sich an Technik, die man von aussen nicht sieht.
Klick-Tipp zeigt für jede Nachricht vorab einen SpamScore an. So erkenne ich vor dem Versand, ob eine Formulierung oder ein Aufbau bei den Spam-Filtern anecken würde, und kann es vorher glätten. Dazu kommt der Versandweg selbst. Bei vielen günstigen Anbietern teilen sich hunderte Absender denselben Server, und wenn dort einer Mist baut, leidet Ihr Ruf mit. Für Sie richte ich den Versand über einen eigenen Server statt über einen geteilten ein. Damit liegt der Ruf Ihrer Absender-Adresse in Ihrer Hand, und Ihre Zustellrate bleibt hoch. Und weil Klick-Tipp hochwertige Vorlagen für das Design mitbringt, sehen Ihre Nachrichten auf jedem Gerät sauber aus, ohne dass wir jedes Mal bei null anfangen.
Woran Sie erkennen, dass die Prozesse fehlen
Ein paar Anzeichen, die Sie vielleicht kennen. Dieselben Handgriffe tauchen bei Ihnen jede Woche wieder auf, und Sie tippen Daten von einem Programm ins andere. Neue Kontakte bleiben liegen, weil niemand dazu kommt, sie einzupflegen.
Ihr Marketing steht still, sobald Sie ein paar Tage nicht selbst nachhelfen. Und Sie haben mehrere Werkzeuge im Einsatz, die nichts voneinander wissen. In den meisten Fällen fehlt genau der verbundene Ablauf darunter, der die Routine von Ihnen nimmt.
Was Ihnen saubere Prozesse bringen
Wenn Ihre Abläufe stehen und verbunden sind, gewinnen Sie vor allem Zeit zurück. Die wiederkehrende Arbeit läuft im Hintergrund, und Sie können sich auf das konzentrieren, was nur Sie tun können. Kein Kontakt geht mehr verloren, weil jeder seinen festen Weg durch Ihr System nimmt.
Ihr Marketing wird verlässlich, weil es nicht mehr von einem freien Nachmittag abhängt. Es arbeitet auch dann weiter, wenn Sie ausgebucht sind oder in den Ferien. Und weil alles über saubere, DSG-konforme Bahnen läuft, wächst Ihr System mit, ohne dass die rechtliche Grundlage ins Wanken gerät.
So baue ich Ihre Prozesse
Ich schaue zuerst, welche Abläufe bei Ihnen heute von Hand laufen und wo dabei Zeit verloren geht. Daraus zeichne ich den Prozess, wie er sein sollte, mit klaren Schritten, die zu Ihrem Geschäft passen.
Dann verbinde ich Ihre Werkzeuge über die passenden Schnittstellen, richte die Automationen in Klick-Tipp ein und sorge dafür, dass die Daten sauber und geschützt zwischen den Systemen fliessen. Zum Schluss prüfe ich den ganzen Weg an einem echten Fall, damit Sie sehen, dass er trägt. Was danach im Hintergrund läuft, muss Sie im Alltag nicht mehr beschäftigen.
Ob Praxis oder spezialisierter Anbieter
Wie Ihre Prozesse aussehen, hängt von Ihrem Geschäft ab. In einer Praxis geht es oft um den zuverlässigen Weg von der Anfrage bis zum bestätigten Termin, mit automatischer Erinnerung, damit niemand vergessen geht. Bei einem spezialisierten Anbieter mit langem Verkaufszyklus, etwa einem EMS-Dienstleister oder einem Labor für Diagnostik, betreut die Automation einen wertvollen Kontakt über Wochen sauber weiter, bis die Entscheidung reif ist.Zu Hause bin ich in der Betriebswirtschaft, und von dort aus arbeite ich mich in jede Branche ein.
Von den Prozessen zum ganzen System
Ihre Automation steht nicht für sich. Sie trägt die Pipeline aus MARKETING+VERTRIEB, sie beginnt auf Ihrer WEBSITE+WEBARCHITEKTUR, und die Werkzeuge dahinter gehören zum Angebot SOFTWARE+KI. So wird aus einzelnen Programmen ein zusammenhängendes System, das im Hintergrund für Sie arbeitet.
Wer Sie dabei begleitet
Sie arbeiten direkt mit mir, Sabrina. Ich bin zertifiziert als Klick-Tipp-, Salesforce- und Pipedrive-Admin und richte solche verbundenen Abläufe seit Jahren ein. Mit zwei betriebswirtschaftlichen Abschlüssen schaue ich dabei immer darauf, dass die Technik Ihrem Ergebnis dient und kein Selbstzweck wird. Die Prozesse hinter der Website, die Sie gerade lesen, laufen nach genau denselben Prinzipien.
Der erste Schritt
Wenn Sie wissen möchten, welche Handgriffe Sie sich künftig sparen können, fangen wir mit einem kostenlosen Prozess-Audit an. Ich schaue mir Ihre Abläufe an und zeige Ihnen, wo der grösste Hebel für Sie liegt.
