Was ist ein Webhook? Die Verbindung, die Ihre Systeme sprechen lässt
Sie wissen nicht genau, was ein Webhook ist? Kein Problem: Er arbeitet als unsichtbarer Helfer im Hintergrund und schafft Ihnen Zeit und Struktur.
Irgendwann fällt dieser eine Satz. Sie fragen, ob Ihr Kontaktformular die Adresse nicht gleich in Ihre Interessentenliste übertragen könnte, und bekommen zur Antwort, dafür brauche es einen Webhook. Sie nicken — und wissen anschliessend vermutlich genauso viel wie vorher. Mir ging es vor Jahren nicht anders.
Dabei steckt hinter dem Wort etwas ausgesprochen Einfaches und ich erkläre es meinen Kunden meist so: Damit ein Programm auf ein Ereignis in einem anderen Programm überhaupt reagieren kann, muss es zuerst davon erfahren. Dafür gibt es zwei Wege.
Der ältere der beiden Wege ist das regelmässige Nachfragen: Ein Programm erkundigt sich in festen Abständen bei einem anderen, ob es inzwischen etwas Neues gibt, und bekommt in den allermeisten Fällen ein Nein zur Antwort. Das kostet Rechenzeit, ist immer ein wenig zu spät dran und spielt heute kaum noch eine Rolle. Der zweite Weg dreht diese Richtung um, und genau er trägt den Namen Webhook.
Was bei einem Webhook tatsächlich geschieht
Sobald sich bei Ihnen ein Interessent über das Formular meldet, gibt das Formular von sich aus Bescheid und leitet die Angaben gleich mit weiter, ohne dass irgendwo jemand nachfragen müsste. Das Ereignis selbst löst diese Weiterleitung aus, und zwar in dem Moment, in dem es geschieht. Daher rührt auch der Name, der sich aus „Web“ und „Hook“, also Haken, zusammensetzt: Man hängt sich an ein Ereignis, und sobald es eintritt, gehen die Inhalte des Formulars von selbst auf die Reise.
Übergeben wird dabei ein kleiner, geordneter Datensatz, üblicherweise Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Dazu die Angabe, welches Formular es war und wann es ausgefüllt wurde. Das empfangende Programm liest diese Angaben und legt daraus einen Kontakt Ihres möglicherweise zukünftigen Kunden oder Patienten an. Damit das gelingt, müssen beide Seiten dasselbe Format sprechen, und genau darin liegt die eigentliche Arbeit, die einmal zu erledigen ist. Danach läuft sie von allein.
Neben dem Webhook werden Sie vermutlich noch ein zweites Wort hören, nämlich Schnittstelle, meist als API abgekürzt. Der Unterschied lässt sich leicht merken: Der Webhook leitet die Inhalte eines Ereignisses nach aussen weiter, während die Schnittstelle jener Zugang ist, über den ein Programm gezielt etwas abfragen oder ablegen kann. Beides gehört zusammen: Was der Webhook hinausgibt, muss auf der anderen Seite eine Schnittstelle entgegennehmen. Und gibt ein Programm seine Daten auf diesem Weg von sich aus weiter, spricht man von einem Outbound — der Outbound ist also nichts anderes als der Webhook dieses Programms.
Ein Webhook ist gewissermassen der Bote, der die Angaben aus Ihrem Formular überbringt, sobald jemand es abgeschickt hat. Er wartet nicht darauf, dass ihn jemand danach fragt.
Wann ein Zwischendienst genügt und wann nicht
Für viele Fälle braucht es dafür keine eigene Programmierung. Werkzeuge wie Zapier oder Make setzen sich zwischen zwei Programme und übersetzen zwischen ihnen: Sie nehmen die Meldung des einen entgegen und geben sie in der Sprache des anderen weiter. Das ist meist schnell eingerichtet und für den gewöhnlichen Fall völlig ausreichend.
An zwei Stellen lohnt es sich dennoch, über eine direkte Verbindung nachzudenken. Laufen sehr viele Kontakte durch diese bereitgestellte Schnittstelle, wächst Ihre monatliche Rechnung mit, denn solche Zwischendienste rechnen nach der Zahl der Vorgänge ab.
Sind besonders schützenswerte Daten im Spiel, wie die Ihrer Patienten, kommt ein zweiter Punkt hinzu. Jeder Zwischendienst ist dann eine weitere Station, über die diese Daten laufen. Wer solche schützenswerten Daten bearbeitet, muss zudem schriftlich festhalten, welche Daten das sind, wofür er sie braucht und wer sie sonst noch zu sehen bekommt. Diese Dokumentation der Bearbeitungstätigkeiten verlangt das Schweizer Datenschutzgesetz beziehungsweise die Europäische Datenschutzgrundverordnung. Damit gehört jeder Zwischendienst, der die Daten Ihrer Patienten weiterreicht, in dieses Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten hinein. In einer Praxis mit überwiegend schützenswerten Patientendaten ist das für mich immer ein Grund, etwas genauer hinzusehen.
In beiden Fällen lohnt sich deshalb die Frage, ob Ihre beiden Programme nicht direkt miteinander sprechen können. Denn der Webhook selbst braucht keinen Dritten. Damit fällt eine Station weg — eine, die abrechnet, und eine, die in Ihrem Verzeichnis stehen müsste. Wo das nicht möglich ist, bleibt der Zwischendienst der richtige Weg.
Wie der Ablauf im Alltag aussehen kann
Damit das greifbarer wird, hier ein Ablauf, wie ich ihn für meine Kunden einrichte. Jemand füllt auf Ihrer Website das Kontaktformular aus oder bucht sich online einen Termin. Das Formular gibt die Angaben über seinen Webhook im selben Moment nach aussen weiter, und das nächste Programm nimmt sie über seine Schnittstelle entgegen — langjährig bewährt hat sich für mich Klick-Tipp, in dem die Kontaktdaten meiner Kunden datenschutzkonform verwaltet werden können.
Und ist im Zuge des Marketingzyklus aus dem Kontakt beziehungsweise dem Interessenten ein Kunde oder Patient geworden, gibt Klick-Tipp diesen Kontakt von sich aus an Ihre Kundendatei weiter, also an jene Kundenverwaltung, in der Sie Ihre Gespräche und Termine festhalten, mit dem Vermerk, wofür sich Ihr neuer Kunde oder Patient interessiert hat. Das ist der Outbound, von dem vorhin die Rede war: der Webhook, diesmal von Klick-Tipp aus. Vom Ausfüllen bis zu diesem Eintrag hat niemand etwas abgetippt, und Sie sehen Ihren neu gewonnenen Kontakt dann zum ersten Mal, wenn er nach der automatisierten, rein digitalen Leadgewinnung als Kunde oder Patient durch Ihre Eingangstüre kommt.
Weniger, als Sie vermuten
Einen Webhook müssen Sie weder selbst einrichten noch verstehen, wie er technisch aufgebaut ist. Dafür bin ich da. Nützlich ist aus meiner Erfahrung etwas ganz anderes, nämlich zu wissen, dass es diese Verbindung überhaupt gibt. Denn dann stellen Sie beim nächsten Rückstand vermutlich eine andere Frage: Statt zu überlegen, wie sich das Abtippen schneller erledigen liesse, fragen Sie, warum es überhaupt noch manuell geschieht.
Im nächsten Beitrag dieser Staffel sehen wir uns an, was mit einem Kontakt geschieht, nachdem er bei Ihnen angekommen ist, und warum Merkmale am Kontakt, fachsprachlich Tags genannt, dabei meist mehr leisten als lange Verteilerlisten.
Viele Grüsse, Ihre Sabrina Nicklas
Damit Ihre Abläufe nicht länger an Handarbeit hängen, müssen Ihre Programme einander Bescheid geben. Wie aus solchen Verbindungen ein Ablauf wird, der ohne Sie weiterläuft, erfahren Sie auf der Leistungsseite.
Vier Beiträge, die aufeinander aufbauen
Das Symptom — warum dieselbe Angabe dreimal durch Ihre Hände geht.
Was ist ein Webhook? Die Verbindung, die Ihre Systeme sprechen lässt
Die Mechanik — wie ein Programm dem anderen ein Ereignis meldet, ohne dass jemand nachfragt.
Der Weg — wie Merkmale am Kontakt steuern, was er als Nächstes bekommt.
Die Brücke — warum jede Automation an einer einzigen Stelle Ihrer Website anfängt.
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